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Arbeitsabläufe strukturieren: nicht mehr selbst und ständig, sondern erfolgreich

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Als Selbständiger oder Freelancer sollte man seine Arbeitsabläufe strukturieren. Ja klar. Sollte, könnte, hätte… Ich bin Freelancer (Webdesigner) und eigentlich… Na ja. Sagen wir es so: Es gibt viel Luft nach oben, Arbeitsabläufe strukturieren, könnte extrem viel Zeit sparen. Der Artikel, bzw. diese Artikelserie (Es sind mehrere Artikel geplant.) beschreibt, wie ich auf der Suche nach Tools zum Strukturieren von Arbeitsabläufen vorankomme. Die ersten Recherchetage waren nicht sehr erfreulich, bzw. haben mir gezeigt, dass das Thema mehr als unübersichtlich ist und ich hoffe mit dem Artikel anderen zu helfen, bzw. auch zur eigenen Erinnerung meine Suche zu dokumentieren.

Hintergrund der Sache ist, dass ich meine Erfahrung mittelfristig zu einem zweiten Standbein machen werde. Ich mache ja eigentlich Webseiten für andere Freelancer und/ oder kleine Firmen und sehe, dass das Thema “Arbeitsabläufe strukturieren” etwas ist, das viele meiner Kundinnen und Kunden benötigen würden. Zudem habe ich ja ADS (im Artikel ADHS Vorteile gibt es mehr darüber zu lesen.) ADS bzw. ADHS kann eigentlich auch vorteilhaft sein, solange man die Nachteile dieser besonderen Eigenschaft mit sich bringt, kontrollieren kann. Und das ist mein zweites Ziel: Ich möchte nicht nur meine Arbeitsabläufe strukturieren sondern auch meine Arbeitsabläufe dermaßen auf Schiene bringen, dass mich das Programm das die Arbeitsabläufe steuert, davon abhält plötzlich etwas ganz Anderes zu beginnen.

Zu Beginn meiner Überlegungen war ich mit dem Problem vieler Selbständigen konfrontiert, dass die Kommunikationskanäle in den letzten Jahren immer unübersichtlicher wurden. Neben dem Klassiker E-Mail gibt es ja auch Skype, Facebook, Zoom, diverse Messenger wie Whatsapp oder Telegram oder Wire oder… Und da alle Kundinnen und Kunden ihre eigenen Vorlieben haben und auch Lieferanten und/oder externe Mitarbeiter ihre bevorzugten Kommunikationskanäle haben, werde ich tagein tagaus mit einer unüberblickbaren Vielzahl von Informationen zugeworfen.

Arbeitsabläufe strukturierenDer Klassiker sind hier z. B. die Passwörter. Ein Kunde ist beim Thema Passwörter vielleicht sehr locker und schickt die Passwörter unverschlüsselt per E-Mail, der andere schickt lieber den Usernamen auf Skype und das Passwort dann per SMS, der dritte möchte einen verschlüsselten Kanal wie Telegram nutzen und der vierte will gerne ein Tool wie Onetimesecret nutzen. Das Potential für Superchaos also mehr als gegeben.

Multipliziert wird das Problem dann noch dadurch, dass es nicht nur Passwörter für die einzelnen Webseiten gibt, sondern auch Passwörter für Hoster, Passwörter für Datenbanken, Passwörter für FTP. Gespeichert werden sie alle in einem verschlüsselten Passwortmanager und der wiederum zickt herum, wenn 10 Kunden bei Strato oder Ionos sind und der Login bei diesen Hostern nun mal über die Kundennummer passiert. Welche Webseite nun aber welcher Kundennummer zugeordnet ist, weiss der Passwortmanager leider auch nicht.

Auch externe Mitarbeiter wollen manchmal auf Projekte zugreifen und wenn sie ihre Arbeit abgeschlossen haben, sollte ich eigentlich das Passwort ändern und das neue Passwort dem Kunden mitteilen. Kunden wiederum haben mitten im Projekt neue Ideen, Änderungswünsche etc. Diese Wünsche teilen sie mir auf allen nur denkbaren Kanälen mit.

Fazit: Es ist unübersichtlich von vorne bis hinten und jeglicher Versuch Ordnung in das Chaos zu bringen, ist bei mir leider fehlgeschlagen. Ich denke, dass ich mit diesem Problem nicht alleine bin und wer selbst in so einem Dilemma steckt, darf jetzt gerne weiter lesen. Denn es gibt eine Lösung. Das hoffe ich zumindest.

Die Lösung könnte sein die gesamte Kommunikation über ein Tool oder maximal zwei Tools abzuwickeln. Diese Tools müßten dann so praktisch sein, dass jeder Versuch einen anderen Kommunikationskanal zu nutzen, bereits im Keim erstickt wird.

Arbeitsabläufe strukturieren, die Möglichkeiten:

Grundsätzlich, so habe ich bei meinen vorbereitenden Recherchen herausgefunden, gibt es drei Bereiche, in denen Tools für Freelancer sinnvoll sind:

  1. Kundendaten
  2. Projektdaten und Projektmanagement
  3. Buchhaltung und Steuer

Soweit ich es gesehen habe, gibt es kein Tool, das alle drei Bereich gleichermaßen abdeckt und finanziell erschwinglich ist. Daher habe ich mich entschlossen die drei Bereiche zu trennen. Bei der Buchhaltung habe ich Lexoffice inzwischen bereits ein Jahr lang im Einsatz, aber es hat nicht gehalten, was es versprochen hat. Hier muss ich eine andere Lösung suchen. Bleiben noch die Kundendaten, die normaler Weise in einem CRM (Customer Relation Management) gespeichert werden und das Projektmanagement. Leider konnte ich kein Tool entdecken, das beide Bereiche abdeckt. Daher tendiere ich derzeit zu der Lösung zwei Tools zu nutzen und sie über ein drittes Programm (Zapier wahrscheinlich) zu koordinieren.

Projektmanagement und CRM: welche Möglichkeiten gibt es?

Prinzipiell gibt es folgende drei Möglichkeiten Tools für strukturiertere Arbeitsabläufe einzusetzen. Jede dieser Möglichkeiten ist zu bezahlen, mit Freeware kommt man nicht sehr weit:

  1. Low Code Apps
  2. No Code Apps
  3. Selbst gehostete Tools

Jede Variante hat ihren besonderen Vorteil. Ich liste hier kurz die Möglichkeiten für alle drei:

Arbeitsabläufe strukturieren, Low Code Apps:

Low Code Apps sind Anwendungen, die es Menschen ermöglichen, eigene Apps zu entwickeln ohne wirklich tief in das Thema Programmieren einsteigen zu müssen. Der Vorteil ist, dass man diese Apps nahezu beliebig anpassen kann. Der Nachteil ist, dass man – auch wenn man nicht programmieren muss – doch relativ viel Zeit in den Zusammenbai der Apps steckt. Man muss die Tools ja kennen lernen. Alternativ kann man sie auch von spezialisierten Firmen zusammen bauen lassen. aber das kostet halt viel Geld. Man muss sich also zwischen Zeit oder Geld entscheiden, eines der beiden muss man investieren. Dafür hat man den Vorteil, dass man nahezu alle Funktionen realisieren kann, die man benötigt. Ein Anbieter, der mir in dem Bereich sehr gut gefällt ist Ninox. Leider ist Ninox aber relativ unbekannt. Zoho (auch eine Low Code App) ist viel bekannter, ist mir persönlich aber nicht so sympathisch.

Arbeitsabläufe strukturieren, No Code Apps:

No code Apps benötigen – das sagt ja ihr Name bereits – gar keine Codekenntnisse um sie zu nutzen. Das klingt zwar auf den ersten Blick sehr gut, hat aber einen entscheidenden Nachteil: Man kann nur das realisieren, was das Tool an Bordmitteln mitbringt. Mehr geht nicht. Punkt.

Gemeinsamkeiten Low Code und No Code

Beiden Tools gemeinsam ist, dass die Daten, die man speichern oder bearbeiten möchte, in der Cloud abgelegt werden. Das bedeutet natürlich bezüglich der DSGVO eine Herausforderung. Zudem hat man immer das Problem, dass die Daten halt bei “irgendwem” liegen. Ob das sicher ist, kann und mag ich nicht beurteilen müssen, das muss jeder für sich selbst entscheiden.

Arbeitsabläufe strukturieren, selbst gehostete Systeme:

Eine Alternative zur Datenspeicherung in der Cloud bieten selbst gehostete Systeme. Der Vorteil ist klar: Wenn ich die Daten selbst hoste, dann liegen sie auf meinem Server und niemand kann an die Daten ran. Die Kehrseite der Thematik ist, dass ich dann halt auch für die Sicherung verantwortlich bin. Allerdings ist dieses Problem überschaubar, ich gehe später noch darauf ein.

Wenn man selbst gehostete Systeme nutzen möchte, dann bietet WordPress eine gute Grundlage. Es gibt zahlreiche Plugins für WordPress, die einem die Arbeit erleichtern. Plugins können von Programmierern angepaßt werden, man hat also auch viele Freiheiten um die Anwendungen an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Allerdings muss man halt Geld investieren oder selbst programmieren.

Das klingt jetzt alles sehr gut, hat aber auch wieder einen Haken: Jedes Plugin hat seine eigenen Vor- und Nachteile, Schwächen und Stärken. Man muss also extrem viel recherchieren, wenn man eine gute Wahl treffen möchte. Problematisch ist dabei nicht nur, dass kein Plugin alles abdeckt, sondern auch, dass man nicht genau weiß, was man selbst in zwei oder drei Jahren vielleicht benötigen wird. Hat man sich aber ein mal für ein Plugin entschieden, ist es sehr kompliziert, auf ein anderes Plugin zu wechseln. Man sollte also viel Zeit in die Wahl des Plugins investieren, das macht sich mittelfristig sehr bezahlt. Das gilt übrigens nicht nur für unser Thema “Arbeitsabläufe strukturieren” sondern auch für alle vergleichbaren Themen, die mit Apps oder selbst gehosteten Systemen realisiert werden.

Welche Plugins bei mir in die engere Wahl kommen, erkläre ich dann im nächsten Beitrag.

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Ein Kommentar zu “Arbeitsabläufe strukturieren: nicht mehr selbst und ständig, sondern erfolgreich”

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