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Arbeitsabläufe organisieren, Arbeitsabläufe planen Na gut, aber wie soll das gehen?

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Im letzten Artikel zum Thema “Arbeitsabläufe strukturieren” habe ich einen Überblick über Probleme und Problemlösungen mithilfe verschiedener Tools gegeben. In diesem Beitrag geht es um den nächsten Schritt, nömlich Arbeitsabläufe organisieren, Arbeitsabläufe planen. Wie der Titel bereits verrät, ist auch dieser Teil nicht immer so ganz einfach. Grundsätzlich muss man dabei zwei Bereiche unterscheiden: Das was man gerne erreichen will und welche Technik man dabei einsetzen möchte. Das klingt zwar recht einfach und plausibel, der Teufel liegt aber im Detail.

Arbeitsabläufe organisieren, Arbeitsabläufe planen. Was wollen wir erreichen, welche Fallstricke erewarten uns dabei?

Selbständige die – so wie ich – mit dem täglichen Chaos aus einer zunehmenden Zahl von Informationsquellen (Mail, Skype, Messenger, Facebook, Zoom, Chats etc. etc.) konfrontiert ist und immer an mehreren Projekten parallel arbeitet, seht sich nichts dringenderes herbei als eine Lösung um die Datenflut zu kanalisieren. Ich habe das ja bereits im ersten Teil am Beispiel der Passwörter, die ich verwalten muss, beschrieben. Um meine Arbeitsabläufe also zu kanalisieren und um in Zukunft vielleicht auch die Arbeitsabläufe meiner Kundinnen und Kunden besser organisieren zu können, habe ich erst mal eine Bestandsaufnahme gemacht: Was will ich eigentlich organisieren? Bei mir kam folgendes dabei heraus:

  • Steuer und Buchhaltung
  • Kundendaten wie Passwörter
  • Projektabläufe

Bereits ewähnt habe ich ja, dass das Them Steuer un Buchhaltung mehr als ärgerlich ist, die am Markt angeboteten Tools versprechen viel und halten wenig. Was ich noch nicht ganz verstehem das ist, woran es denn eigentlich bei diesen Tools hakt. Um Arbeitsabläufe zu organisieren, muss ich aber erst mal die Probleme erkennen. Daher klammere ich Steuer und Buchhaltung jetzt mal aus meinen Überlegungen aus und schreibe einen Artikel zu diesem Thema, wenn ich dafür eine Lösung gefunden habe. Bleiben also Kundenmanagement und Projektmanagement als Problemzonen beim Thema Arbeitsabläufe planen. Was will ich hier:

Das Passwortchaos und die Kundendatenbank

Ich liste mal, welche Wünsche ich an eine Kundenverwaltung denn habe:

    1. Die vielen Passwörter zu verwalten ist eine Quelle endlosen Ärgers bei mir. Hier benötige ich eine Lösung, die mir beim Zeitsparen effizient hilft.
    2. Die Passwörter sollten, so wie die gesamten Kundendaten eigentlich von meinen Kundinnen und Kunden selbst verwaltet werden. Das ist deutlich einfacher, denn derzeit fällt die Arbeit ja mehrfach an: Kunde X schreibt mir das neue Passwort (Schritt 1), ich trage es in die passende Tabelle ein (Schritt 2) wenn ich es an einen Mitarbeiter weitergeben will, muss ich es nochmals verschiecken. (Schrtitt 3) Es liegt also nahem, dass jeder Kunde einen Bereich hat in dem alle Basisinfos (Adressdaten, Passwörter, Mailadressen etc.) zentral abgelegt sind. Die Verwaltung dieses Bereichs erfolgt ausschließlich durch die Kunden selbst.
    3. Somit benötigt jeder Kunde einen persönlichen Login in das noch zu findende Tool.
    4. Wenn ich die Kundendaten bereits hier erfasst habe, sollte ich eigentlich auch gleich die Rechnungslegung aus dem Tool heraus vornehmen.
    5. Ist die Rechnung geschrieben, wird sie automatisiert (!) an die hinterlegte Mailadresse verschickt
    6. Generell sollen möglichst viele Schritte automatisiert erfolgen. Wenn A abgeschlossen ist, soll also B automatisch passieren .
    7. Wenn ich die Rechnungen in meinem noch zu findenden Tool erstelle, dann wird eigentlich eine zusätzliche Buchhaltungssoftware obsolet, ausser ich könnte die Rechnungen automatisiert in die Buchhaltung importieren.

Im persönlichen Bereich jedes Kunden hätte ich gerne, dass alle Rechnungen, Verträge, Vereinbarungen, Angebote etc. automatisch abgelegt werden, damit sie auch nach langer Zeit noch leicht auffindbar sind.

Meine Wünsche an das Projektchaos und das Projekttool

Ich gehe davon aus, dass die meisten Freelancerinnen und Freelancer das Problem kennen: Es gibt 100 Kunden und 20 offene Projekte. Die Informationen kommen über alle nur denkbaren Kanäle, Kunden nutzen verschiedene Mailadressen, haben mehrere Telefonnummern, ändern ihre Ideen im Stundentakt und grätschen in bereits vereinbarte oder Absprachen rein oder erledigte Teilschritte zur Unzeit. Das Argument ist dabei meistens das selbe: Na diese Kleinigkeit ist doch wohl kein Problem.

Wie möchte ich das in den Griff kriegen? Hier wieder meine Wunschliste

    1. Wenn ein Auftrag mal mündlich besprochen ist, wird ein Angebot erstellt. Kunde oder Kundin nehmen das Angebot an und eine erste Teilzahlung wird vereinbart. Dieser Prozess soll nach Möglichkeit automatisch ablaufen.
    2. Es gibt ein Kaban-Board (also so etwas wie Trello oder vergleichbare Tools) in das alle Anforderungen aus dem Angebot automatisiert eingetragen werden.Für die automatisierte Anlage werden alle Infos aus dem Angebot ünbernommen.
    3. Das Kaban board liegt im persönlichen Kundenbereich, nur ich, Kundin, Kunde und ev. externe Mitarbeite können es sehen bzw. verwalten.
    4. Time-Tracking findet automatisch statt und wird dem Auftrag automatisch zugewiesen.
    5. Es gibt einen Kalender
    6. Projektspezifische Mails werden nicht über den E-Mailclient abgewickelt, sondern über das Projektmanagement-Tool
    7. Eventuell werden automatisiert Rechnungen erstellt, wenn bestimmte Milestones erreciht sind. Z. B: 1/3 Vorkasse, 1/3 wenn 50% der Arbeit erledigt sind, 1/3 bei Abschluss der Arbeit.

Wie einfach soll das Thema Arbeitsabläufe organisieren denn umgesetzt werden?

Grundsätzlich sehr einfasch. Arbeitsabläufe planen soll nicht dazu führen, dass mehr Arbeit bei der Planung anfällt, sondern weniger. Und: Kundinnen und Kunden müssen das Konzept dahinter verstehen und es mittragen. Das bedeutet aber, dass alles das für das Thema Arbeitsabläufe organisieren relevant ist, in eine App oder eine webbasierte Anwendung gesteckt werden muss. Letzteres war zumindest mein Ziel bei der Konzeption der Abläufe.

Welche Tools kamen in die engere Auswahl?

Bei der Realisierung des Projekts “Arbeitsabläufe organisieren, Arbeitsabläufe planen” kamen aufrund der Wünsche, die aus der alltäglichen Praxis stammen und das Kommunikationschaos eindämmen sollen, diese Apps oder Dienste in Frage:

        • Zoho (Low Code App)
        • Ninox (Low Code App)
        • Jetpack CRM (ein selbstgehostetes Tool)
        • Zephyr (ein selbstgehostetes Tool)

Leider habe ich bei den gesamten Recherchen kein Tool gefunden, das beide Bereiche abdeckt /`(CRM und Projektmanagement) und leistbar ist. Sämtliche No Code Apps, kamen nichnt in Frage, wel jedes Tool irgendetwas dabei hatte, was in meinen Workflow einfach nicht reinpasst. Zoho und Ninox könnten zwar alle Anfordertungen erfüllen und (weil sie ja individuell erstellt werden) auch alles in ein Tool packen. Das Problem, warum es dann aber doch nicht Zoho oder Ninos wurde, ist, dass beide die individuellen Kundenbereiche nicht können. Halt falsch. Sie können es schon. Nur müßte ich dann jeden Kunden als “Teammember” registireren und würde dann pro Kunde und Monat satte 10 Euro zahlen müssen. Das wären bei 60 Kunden also 600 Euro/ Monat.

Bleiben also Jetpack CRM und Zephyr in der engeren Wahl. Beide werden selbst gehostet und basieren auf WordPress. Das hat Vorteiel: Erstens kann ich alles selbst machen, weil WordPress ja eine Kernaufgabe von mir ist. Zweitens habe ich selbst die Kontrolle über die sensiblen Daten meiner Kundinnen und Kunden.

Der Nachteil ist, dass ich zwei Tools habe statt einem. Eventuell kann ich über einen dritten Dienst (Zapier) beide Tools verknüpfen und automatisierte Vorgänge zwischen beiden Tools veranlassen. Aber dann hätte ich drei Elemente zu betreuen. Fazit: Die eierlegende Wollmilchsau ist mir beim Thema Arbeitsabläufe organisieren, Arbeitsabläufe planen leider noch nicht begegnet. Im nächsten Artikel werde ich dann meine konkreten Lösungen vorstellen.

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Ein Kommentar zu “Arbeitsabläufe organisieren, Arbeitsabläufe planen Na gut, aber wie soll das gehen?”

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